会議の時間は30分で

私は日本企業と外資系企業の両方の会議を数多く経験しましたが、いちばん大きな差は会議におけるゴール設定と時間管理だと思っています。日本企業の会議はそもそもの設定時間が長めで、会議のゴールや進め方の意識合わせがあいまいなまま、何となく情報共有が始まり、ポツポツと意見が出て、気がつけば終了時間になり、延長戦にもつれ込んだり、次回に先送りになることが多かったと感じています。外資系企業では日本企業同様に会議の数は多いものの、ひとつのテーマで意思決定する会議の時間は、平均で30分くらいでした。これは大体日本企業の会議と比べると半分の時間です。情報共有は事前に資料を送っておくことで単なる情報共有の時間を減らし、選択肢を出して意見を洗い出し（＝発散20分）、最後に意思決定してToDoを決める（＝収束10分）というパターンで、合計30分というのがよくあるケースでした。残り時間が少なくなると、誰からともなく「あと何分で決めるんだっけ？」と言い出して議論を整理しだしまとめるので、終了時間を延長することはほとんどありませんでした。

清水久三子氏のコラムより．